Rédiger une SOP (Standard Operating Procedure) prend classiquement 3 à 5 heures. Avec ChatGPT et une vidéo du process, vous pouvez générer un brouillon professionnel en moins d’une heure. Ce guide détaille les 6 étapes éprouvées, 3 templates de prompts et les validations humaines indispensables pour transformer une vidéo en documentation opérationnelle.
- ChatGPT divise le temps d’écriture d’une SOP par 5 à 6 par rapport à la rédaction manuelle
- Une SOP requiert une validation humaine de 20 à 40 minutes pour la compliance, les screenshots et la terminologie métier
- La durée d’enregistrement vidéo idéale est entre 12 et 15 minutes pour garantir une transcription précise
- ChatGPT excelle à la synthèse et la structuration mais ne peut pas gérer la validation compliance légale, les screenshots, ou les acronymes maison
- L’équation simple : IA accélère le brouillon, humain valide final
Pourquoi ChatGPT pour les SOPs ?
Le problème est classique : vous maîtrisez votre process à la perfection, mais le décrire par écrit en suivant une structure standard prend une éternité. La documentation reste incomplète, peu claire, mise à jour erratiquement. Les nouveaux arrivants posent encore 10 fois la même question.
ChatGPT excelle à ce que les humains font mal : synthétiser rapidement, organiser logiquement, catégoriser les rôles et étapes, générer du texte fluide en français sans nécessiter l’effort cognitif brut de la rédaction. Ajoutez une vidéo de 12 minutes et un prompt bien conçu, vous obtenez un draft SOP utilisable en moins de 15 minutes.
Le point critique demeure : ChatGPT génère un brouillon, pas un produit fini. La compliance légale, les acronymes métier, les screenshots, les validations du process restent du travail humain. L’IA accélère la structuration ; l’expertise demeure chez vous.
Selon praticiens d’agences de conseil aux opérations, ce workflow divise le temps d’écriture par 5 à 6, révision humaine (20 à 40 minutes) incluse.
Étape 1 : Enregistrer votre process efficacement
Avant ChatGPT, il faut capturer le process. Cette étape décide de la qualité du draft final.
Outils et format
Utilisez Loom (gratuit, transcription intégrée), Microsoft Teams, Zoom, ou l’enregistreur natif de votre OS. Aucun besoin de caméra ni de qualité vidéo studio.
Qu'enregistrer : checklist de narration
- Chaque action concrète — Cliquez ici, ouvrez ce menu, tapez ceci. Soyez volontairement explicite — vous parlez pour quelqu’un qui n’a jamais utilisé ce logiciel.
- Les points de décision — « Si la facture dépasse 500 €, on valide avec le manager. Si elle est inférieure, on la traite directement. »
- Les pièges courants — « Attention, beaucoup oublient de vérifier la date limite ici — ça bloque le workflow ensuite. »
- Les raccourcis — Certaines équipes utilisent des keyboard shortcuts ou des scripts ; notez-les explicitement.
- Les connexions interprocess — « Après ça, cette info part en copie au team finance, qui la log dans le système central. »
Durée idéale : 12 à 15 minutes
Assez long pour couvrir tous les points, assez court pour que la transcription reste précise et utilisable. Au-delà de 20 minutes, fragmentez en 2 SOPs distinctes.
Exemple concret (finance advisory) :
Un conseiller enregistre « Onboarding client nouveau » — 13 minutes. Narration :
« Je reçois le dossier client, je valide l’identité sur ce document officiellement reconnu, je crée un profil dans notre CRM (pas celui-là, c’est celui de l’archive), je paramètre les droits d’accès minimaux selon le type de client, j’ajoute un flag si besoin de double-validation compliance GDPR (obligatoire pour les clients EU), puis je notifie le gestionnaire de portefeuille par Slack avec le template standard. »
Étape 2 : Convertir la vidéo en transcription
La plupart des plateformes offrent une transcription automatique, souvent gratuite. Loom, Teams, Zoom généralisent un fichier texte de votre narration en quelques secondes.
Vérification critique
L’IA se trompe systématiquement sur :
- Noms de produits et logiciels : « SEPA » lu comme « Sépas », « Salesforce » en « Sel’s force »
- Acronymes métier : « KYC » devenant « Kay why see », « AML » en « Amel »
- Termes sectoriels peu courants
Ouvrez le fichier texte et relisez rapidement en le comparant à la vidéo (2–3 minutes suffisent). Corrigez les 5 à 10 mots typiquement mal reconnus.
Pour secteurs techniques ou jargon-dense, utilisez un service payant comme Otter.ai ou Rev (humains repassent en revue).
Une fois approuvée, copiez l’intégralité de la transcription — c’est ce que vous allez donner à ChatGPT.
Étape 3 : Écrire le prompt ChatGPT parfait
Un bon prompt ChatGPT pour SOP repose sur 4 composants clés :
- Contexte : Qu’est-ce que ce process ? À quoi sert-il ?
- Audience : Qui l’exécutera ? Quel niveau d’expérience ?
- Format : Quelles sections voulez-vous ?
- Ton : Formel, accessible, technique ?
Template 1 : Prompt formel (audit-ready, finance et compliance)
Tu es un expert en documentation des procédures. J’ai enregistré une vidéo du processus [NOM PROCESS]. Voici la transcription complète :
[COLLER TRANSCRIPTION]
À partir de cette transcription, génère un document SOP structuré avec ces sections :
1. Purpose (2-3 lignes : pourquoi ce process existe)
2. Scope (qui, quand, exceptions)
3. Roles and Responsibilities (job titles impliqués, approbations)
4. Key Definitions (glossaire termes métier)
5. Required Systems and Access (logiciels, droits, documents)
6. Step-by-Step Procedure (numéroté, actions claires)
7. Compliance and Safety (règlementations, risques, PPE si applicable)
8. Troubleshooting and Escalation (erreurs courant, contact escal.)
9. References (liens aux SOPs liés, manuels, politiques)
10. Revision History (template : date, version, author, changes)
Rédige en français, ton professionnel, format lisible avec numéros, tirets et sous-titres. Pas de jargon sans définition.
Output : 1200–1500 mots, très proche du standard ISO 9001. Durée générée : 5–10 minutes.
Template 2 : Prompt interne (formation rapide, ton accessible)
Voici la transcription d’une vidéo de formation : [COLLER TRANSCRIPTION]
Transforme-la en guide rapide pour onboarder un nouveau membre de l’équipe.
Structure :
– Pourquoi c’est utile (1-2 phrases)
– Étapes en points clés (utilise des verbes d’action : clique, tape, vérifie)
– 3-4 pièges courants à éviter
– Qui contacter si ça bloque
Tone : direct, ami, pas pompeux. Encourage les shortcuts et astuces si tu les détectes.
Output : 600–800 mots, idéal pour wiki interne.
Template 3 : Prompt personnalisé (industries spécialisées)
Je rédige une SOP pour le secteur [FINANCE / MANUFACTURING / HEALTHCARE].
Contexte réglementaire : [NOM REGULATION : GDPR, OSHA, FDA, etc.]
Transcription : [COLLER TRANSCRIPTION]
Génère une SOP complète en respectant les exigences de compliance de [REGULATION].
Ajoute une section dédiée :
– [REGULATION] Compliance Checkpoints (validations obligatoires, signatures, logs)
– Définition de tous les termes sectoriels
Audience : [EXPERIENCE LEVEL : junior / senior / mixed]
Tone : formel, sans raccourcis dangereux.
Étape 4 : Générer et itérer le draft
Copiez votre prompt + la transcription complète dans ChatGPT (GPT-4 pour davantage de nuance ; GPT-4o coûte moins cher pour ce use case).
Collez → Envoyez → Attendez 2–3 minutes.
Vous recevez un draft SOP complet. Première lecture : parcourez intégralement, puis notez :
| À vérifier | Statut |
|---|---|
| Structure claire et hiérarchisée | ✅ / ❌ |
| Qu’est-ce qui est bien fait ? | — |
| Qu’a oublié ChatGPT ? | — |
| Sections manquantes ? | — |
ChatGPT atteint rarement 100% du premier coup. Comptez 2–3 itérations courtes pour affiner.
Prompts d'amélioration courants
Ajouter des liens et références :
Le draft manque les liens vers les systèmes et documents associés.
Ajoute une section « Références et ressources » avec ces liens :
– [Lien logiciel]
– [Lien template document]
– [Lien SOP connexe]
Fusionner deux SOPs :
J’ai deux SOPs pour des rôles différents du même process.
Voici la première : [SOP 1]
Voici la deuxième : [SOP 2]
Fusionne-les en une SOP unique avec une section « Rôles » qui clarifie quoi fait qui à chaque étape.
Adapter le ton :
Le ton est trop formel pour une équipe en télétravail asynchrone.
Réécris les étapes avec un ton plus direct, moins bureaucratique, mais sans perdre la clarté.
Ajouter un glossaire :
Ajoute un glossaire des 15 acronymes et termes métier du document.
Format : terme — définition en 1-2 lignes.
Étape 5 : Révision humaine (où l'IA atteint ses limites)
Ceci est obligatoire. Aucune SOP générée par IA ne doit sortir sans passage humain.
Validation compliance et légale
ChatGPT ne connaît pas vos règlementations spécifiques. Une SOP finance peut négliger des exigences GDPR ou KYC obligatoires. L’IA invente souvent pour ne pas avouer son ignorance — résultat : fausse confiance.
Un expert métier relit les sections compliance et valide chaque point contre la réglementation applicable (OSHA, FDA, normes ISO, etc.). Temps : 30 minutes minimum.
Détection de gaps dans le process
Si votre enregistrement vidéo omet une étape critique (qui approuve ? quand ?), ChatGPT la reproduira aussi. L’IA n’hallucine pas de process ; elle résume ce qu’on lui donne.
Un opérateur expérimenté teste la SOP en imaginant « Un nouvel arrivant peut-il vraiment suivre ça sans aide ? ». Notez les confusions, relisez avec l’expert.
Screenshots, vidéos, liens
ChatGPT ne peut pas générer des captures d’écran. Une étape « Cliquez sur le bouton Valider » requiert une image. Idem pour les liens externes — ChatGPT les fabrique souvent.
Prenez des screenshots des écrans clés, numérotez-les, insérez-les aux étapes correspondantes. Validez chaque lien en le testant.
Terminologie maison
Votre entreprise a peut-être 20 acronymes internes. ChatGPT devinera mal. « CRM client » peut se confondre avec « CMS contenu ».
Passez la SOP au glossaire maison, vérifiez chaque terme contre l’usage réel de l’équipe.
Ce que ChatGPT fait bien
ChatGPT synthétise rapidement 13 minutes de vidéo en 1200 mots logiques, structure en sections intelligibles, catégorise rôles et responsabilités, génère du texte fluide en français et crée des checkpoints et glossaires.
Temps de révision estimé : 20 à 40 minutes selon la complexité du process et la densité compliance.
Étape 6 : Déployer et maintenir
Une SOP géniale inutilisée équivaut à du temps perdu. Déploiement n’est pas mise en ligne.
Centralisez sur un wiki ou intranet searchable
Notion, Confluence, GitBook, Slite — peu importe. L’essentiel : un seul endroit, un seul lien partagé, version control visible.
Structure recommandée :
/SOPs
/Finance
/Client Onboarding v1.2 (2025-01-15)
/Invoice Processing v1.0
/Operations
/Order Fulfillment v2.1
Tagging cohérent
Chaque SOP doit avoir des tags searchables :
| Tag | Exemples |
|---|---|
| Catégorie | Finance, Operations, HR, IT |
| Rôle exécuteur | Account Manager, Operator, Admin |
| Complexité | Beginner, Intermediate, Advanced |
| Date version | 2025-01-15 |
| Compliance | GDPR, OSHA, ISO9001 (le cas échéant) |
Exemple : `#Finance #Compliance #GDPR #v1.2`
Communiquez aux équipes
Ne mettez pas la SOP online et attendez. Annoncez activement :
- Réunion rapide (15 min) : « Voici la nouvelle SOP Client Onboarding. »
- Faites-la parcourir sur écran partagé
- Invitez les questions
- Intégrez-la dans l’onboarding des nouvelles recrues
Feedback loop
Demandez à l’équipe : « La SOP est-elle claire ? Manque-t-il quelque chose ? » via un formulaire Slack rapide ou une rubrique Commentaires dans le doc.
Review cycle régulier
Assignez un owner (celui qui maîtrise le process). Cycle de révision : tous les 6–12 mois.
Mise à jour si le process a changé, un lien est cassé, une compliance change, ou feedback répété des utilisateurs. Notez les versions : v1.0 → v1.1 (correction typo) → v2.0 (changement process majeur).
Cas réels : timing et résultats
Cas 1 : Onboarding client (finance advisory)
Le process :
Recevoir dossier client → Vérifier identité et GDPR → Créer profil CRM → Paramétrer droits d’accès → Notifier gestionnaire → Archiver dossier → Scheduler review annuel
| Étape | Durée |
|---|---|
| Vidéo + narration | 13 min |
| Transcription auto + vérif | 8 min |
| ChatGPT prompt + génération | 7 min |
| Révision humaine (compliance GDPR, liens, screenshots) | 35 min |
| Total | 63 min |
| Vs. manuel | 300 min (5h) |
| Accélération | 4.7x |
Output final : SOP 1400 mots, 10 sections, 1 glossaire (14 termes), 3 screenshots, 1 checklist compliance.
Cas 2 : Traitement commande back-office (opérations)
Le process :
Recevoir commande email → Vérifier stock → Générer facture → Préparer expédition → Mettre à jour tracking → Envoyer confirmation client
| Étape | Durée |
|---|---|
| Vidéo + narration | 8 min |
| Transcription | 4 min |
| ChatGPT prompt (template interne) | 5 min |
| Révision (jargon, template, liens système) | 22 min |
| Total | 39 min |
| Vs. manuel | 210 min (3.5h) |
| Accélération | 5.4x |
Output final : SOP 800 mots, 8 sections (format interne = plus court), 2 screenshots, decision tree « Si stock < 5 unités, escalade manager. »
FAQ : Les pièges courants et solutions
Q : Ma vidéo dépasse 20 minutes — je fais comment ?
R : Fragmentez en 2 SOPs distinctes. Exemple : « Client Onboarding — Identity Check » et « Client Onboarding — Access Setup ». ChatGPT gère mieux les inputs de moins de 15 minutes de narration.
Q : ChatGPT oublie des détails métier critiques. C’est normal ?
R : Oui, et c’est même une bonne chose. Deux raisons : (1) Si votre enregistrement ne le mentionne pas, ChatGPT ne l’invente pas. (2) Vous supposez une étape tellement connue que vous ne l’avez pas verbalisée. Solution : Réenregistrez en incluant explicitement ces détails.
Q : Faut-il un template SOP unique ou varié par industrie ?
R : Template unique idéal (cohérence, searchabilité). Variants mineurs acceptables : finance ajoute section Compliance/Audit trail ; manufacturing ajoute PPE et safety warnings. La structure core reste identique.
Q : Peut-on rédiger 100 SOPs d’un coup avec ChatGPT ?
R : Techniquement oui (batch transcriptions). Mais : la révision humaine sur 100 SOPs équivaut à 50–70 heures. Priorisez les 20–30 SOPs critiques d’abord.
Q : Quel est l’impact réel sur l’onboarding — vous avez des chiffres ?
R : Données anciennes (Bureau of Labor Statistics) citent « 25% productivité gain » avec documentation claire, mais c’est une agrégation. Réalité empirique : nouvelles recrues posent 3–4 questions de moins lors de leur deuxième semaine si la SOP est bonne. Mesurable mais context-dépendant.
Q : Qui valide et signe la SOP final ?
R : L’owner du process (celui qui maîtrise) + Compliance/QA si réglementations. Signez digitalement, loggez la date et version. Responsabilité légale et audit : log traçable obligatoire.
Q : ChatGPT génère des faux liens — comment vérifier ?
R : À chaque référence URL, cliquez et testez. Si cassé, corrigez manuellement. Stockez les liens dans un doc shared « Resource Links v2025 » pour versionner.
Checklist finale : 7 étapes
À imprimer et partager en équipe :
- ☐ Étape 1. Vidéo enregistrée (10–15 min) + narration complète
- ☐ Étape 2. Transcription auto générée + relue et corrigée
- ☐ Étape 3. Prompt ChatGPT écrit (contexte, audience, format, ton)
- ☐ Étape 4. Draft SOP généré + itéré (2–3 cycles si besoin)
- ☐ Étape 5. Révision humaine (Compliance validée, Jargon maison incorporé, Screenshots et liens ajoutés, Testée par utilisateur nouveau)
- ☐ Étape 6. Approbations et signature (owner + Compliance si applicable)
- ☐ Étape 7. Centralisé, tagué, partagé en équipe, review cycle fixé (6–12 mois)
Synthèse : IA et documentation
ChatGPT n’écrira jamais votre SOP à 100%. Mais il divise le travail d’écriture par 5 à 6, ce qui est transformateur pour une PME sans documentaliste dédié.
| Responsabilité | IA | Humain |
|---|---|---|
| Synthèse rapide | ✅ | — |
| Structure logique | ✅ | — |
| Texte fluide | ✅ | — |
| Validation compliance | — | ✅ |
| Screenshots et images | — | ✅ |
| Détection process gaps | — | ✅ |
| Acronymes maison | — | ✅ |
L’équation simple : IA accélère le brouillon. Humain valide final.
Commencez par une SOP non critique (un process sans réglementation dense). Testez. Calibrez votre révision. Puis déployez sur 20–30 SOPs critiques. Vous économiserez facilement 80–100 heures de rédaction l’année prochaine.
FAQ
Combien de temps faut-il pour rédiger une SOP avec ChatGPT ?
Entre 40 et 90 minutes selon la complexité du process et les révisions humaines, contre 3 à 5 heures en rédaction manuelle — soit une accélération de 5 à 6x.
ChatGPT peut-il générer une SOP directement, sans révision ?
Non. ChatGPT produit un brouillon structuré et fluide, mais une validation humaine de 20 à 40 minutes reste obligatoire pour la compliance, les screenshots, les liens et la terminologie métier.
Quelle durée d'enregistrement vidéo est idéale pour ChatGPT ?
Entre 12 et 15 minutes. En dessous, trop de détails manquent ; au-delà, la transcription devient imprécise et il faut fragmenter en 2 SOPs.
Quels sont les points où ChatGPT échoue systématiquement ?
Validation compliance légale, génération de screenshots, détection de process gaps, et acronymes maison. Ce travail reste 100% humain.
Faut-il une transcription humaine ou l'IA suffit-elle ?
La transcription automatique suffit si vous corrigez les erreurs (acronymes, jargon métier) en 2–3 minutes. Pour secteurs très techniques, préférez un service payant (Otter.ai, Rev).
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