Planifier un projet avec ChatGPT : cinq étapes structurées pour générer une stratégie en une heure

Structurer une idée de projet en document exécutable prend généralement plusieurs jours. ChatGPT Projects le fait en moins d’une heure. Ce guide vous montre comment générer une charte, une décomposition des tâches, des dépendances, un registre de risques et une allocation de ressources — en cinq étapes reproductibles, à partir de prompts testés.

• Générer une charte projet validable en 5-10 minutes
• Décomposer le projet en WBS hiérarchisée avec critères d’acceptation
• Mapper les dépendances et identifier le chemin critique
• Construire un registre de risques structuré avec scores de priorité
• Allouer les ressources sur 12 semaines et projeter le budget

Pourquoi recourir à ChatGPT pour la planification, et à quel moment

La planification traditionnelle accumule les frictions. Briefings fragmentés entre dix personnes, feuilles Excel dispersées, chartes révisées trois fois, calendriers qui se désynchronisent. Un projet mal structuré au départ crée du scope creep, des surcoûts, des déceptions prévisibles.

ChatGPT excelle à transformer du vague en structuré. Un responsable formule « migrer vers le cloud d’ici juin » dans ChatGPT Projects et reçoit en trente minutes une charte validable, une liste hiérarchisée de livrables, une estimation des dépendances critiques, et un registre de risques opérationnel.

Pour quel usage ?

Les projets de taille modérée (10 à 100 tâches) et les équipes réduites en tirent un gain direct. Les organisations sans outils PM dédiés y trouvent une rampe d’accès efficace.

Cadre réaliste

ChatGPT ne produit pas de diagrammes Gantt visuels natifs. Vous exporterez ses structures textuelles dans Excel, Google Sheets ou un logiciel PM pour les visualiser. Le texte structuré ne remplace pas les outils spécialisés pour les projets complexes (plus de 200 tâches parallèles, multi-équipes, reporting temps réel) ni pour les secteurs régulés, où la traçabilité des décisions exige une documentation formelle que la conversation seule ne peut garantir.

L'enjeu fondamental

remplacer les heures de structuration manuelle, libérant votre PM humain pour l’arbitrage contextuel, la gestion des imprévus, et les enjeux métier.

Avant de commencer : réunissez vos intrants

Avant de rédiger un prompt, rassemblez cinq éléments de base. Vous n’avez pas besoin d’exhaustivité, mais ChatGPT générera du meilleur contenu s’il part d’une assise solide.

1. Énoncé du projet (2–3 phrases)

Exemple : « Migrer nos 50 clients de la version 1 vers la version 2 d’ici fin juin. Zéro perte de données, 99,9 % de disponibilité. Équipe interne plus vendor externe pour support. »

2. Budget ou plafond horaire

Exemple : « Budget maximum 200 000 €. » ou « Équipe = 2 lead plus 3 dev plus 1 QA à temps plein sur 12 semaines. »

3. Timeline cible

Exemple : « Démarrage 1er avril 2025. Livraison 30 juin 2025. »

4. Équipe disponible (rôles, effectifs)

Exemple : « PM (moi), 2 architectes, 4 développeurs, 1 responsable qualité, 1 vendor externe (Vendor X pour infrastructure). »

5. Contraintes majeures

Exemple : « Zéro downtime accepté. Conformité GDPR. Systèmes legacy ne parlent que SQL Server. »

Bonus : si vous disposez d’un document référence (cahier des charges brut, notes de réunion, template d’entreprise), uploadez-le dans ChatGPT Projects. L’IA l’utilisera comme référence pour affiner la génération.

Étape 1 : Générer la charte projet (5–10 minutes)

La charte de projet fixe les fondations : pourquoi ce projet, quoi précisément, comment le mesurer, qui décide en cas de blocage.

Créer le projet ChatGPT

Ouvrez ChatGPT > cliquez sur Projects dans la barre latérale > sélectionnez New Project > donnez un nom (« Migration v2 », « Refonte site », etc.) > confirmez.

Lancer le prompt de charte

Copiez-collez ce prompt dans le projet ChatGPT, en remplaçant les crochets par vos données :

Agis en tant que responsable de programme senior. Crée une charte projet d’une page pour [NOM DU PROJET] à livrer le [DATE CIBLE]. Inclus : 1) Justification commerciale (problème, opportunité, ROI supposé avec hypothèses) 2) Objectifs mesurables clés (3–5 résultats concrets) 3) Périmètre (inclus / exclu) 4) Livrables principaux et critères d’acceptation 5) Contraintes (budget, conformité légale, intégrations requises) 6) Risques initiaux avec probabilité/impact 7) Tableau de bord décisionnel avec questions ouvertes 8) Timeline par phase (Initiation, Planning, Exécution, Clôture) 9) Gouvernance (rôles, escalade des problèmes). Si des informations manquent, liste tes questions d’abord, puis fournis un brouillon avec des hypothèses raisonnables, clairement marquées « À VALIDER ».

ChatGPT génère une charte structurée en quelques secondes.

Ce qu'elle doit contenir

• Justification claire : « Migrer parce que la v1 atteint EOL, coûte 50 k€/an en support. » ✓
• Objectifs mesurables : « Zéro perte de données, 99,9 % de disponibilité, 95 % des clients actifs jour 1. » ✓
• Non-objectifs explicites : « N’inclut pas la formation utilisateur. » ✓
• Risques listés : « Retard vendor, incompatibilité legacy SQL. » ✓

Validez avec votre équipe stakeholder en cinq minutes. Notez les « À VALIDER » en regard, puis copiez la charte dans un fichier Word ou Google Docs — vous pourrez l’uploader dans le même projet ChatGPT Projects pour que l’IA s’en serve comme référence pour les étapes suivantes.

Étape 2 : Décomposer en WBS et livrables (10–15 minutes)

Une WBS (Work Breakdown Structure) répond à cette question : en combien de segments je divise ce projet ? Elle part du large (phases) et descend au détail (livrables, paquets de travail).

Lancer le prompt WBS

Tu es responsable de livraison. Produis une WBS hiérarchisée jusqu’au niveau 3 pour [NOM DU PROJET] basé sur cette charte : [COLLE LA CHARTE ICI OU RÉSUMÉ]. Pour chaque livrable et paquet de travail, inclus : – ID unique (ex : 1.2.1) – Nom et description – Critères d’acceptation (comment on sait que c’est « done ») – Hypothèses (ce qui doit être vrai pour que ça marche) – Dépendances préalables (doit passer par X d’abord) – Effort estimé en jours-personne (O/M/P = Optimiste/Moyen/Pessimiste). Format : tableau avec colonnes [ID | Nom | Description | Critères accept. | Effort O/M/P].

ChatGPT produit une table de 15 à 30 lignes selon votre projet.

Exemple pour « Migration v2 » :

ID	Nom	Description	Critères d’acceptation	Effort (O/M/P)
1.1	Audit infrastructure v1	Cartographier systèmes, données, utilisateurs	Rapport validé par CTO	3/5/7
1.2	Plan de cutover	Séquence migration, rollback plan	Approuvé par stakeholders	4/6/10
2.1	Déployer v2 en staging	Build + configuration en environnement test	Tests de régression OK	5/8/12
2.2	Migration données	Scripts ETL, validation intégrité	Zéro perte, réconciliation 100%	10/15/25

Ce qu'il doit contenir

• Critères d’acceptation concrets : « Zéro erreur SQL » ou « Report mis à jour. » ✓
• Estimations réalistes : pas « 0,5 jour » pour une migration complète. ✓
• Dépendances marquées : « Audit d’abord, puis plan, puis exécution. » ✓

Si ChatGPT oublie un livrable évident ou sur-divise une tâche, éditez directement dans le projet ChatGPT avant de passer à l’étape 3.

Étape 3 : Mapper dépendances et chemin critique (10 minutes)

Une dépendance est une contrainte d’ordre : la tâche B ne peut pas commencer avant la tâche A. Le chemin critique est la chaîne de tâches liées la plus longue — c’est là que se cachent les vrais risques de délai.

Lancer le prompt dépendances

Tu es planificateur. À partir de cette WBS : [COLLE LA TABLE WBS ICI], mappe les dépendances et calcule le chemin critique. Pour chaque tâche, inclus : – ID – Durée en jours (moyenne de ton estimation) – Prédécesseurs (tâches devant finir avant) – Successeurs (tâches qui peuvent commencer après) – ES (Early Start) / EF (Early Finish) / LS (Latest Start) / LF (Latest Finish) – Float total (marge avant risque critique). Format : tableau avec ces colonnes. Puis : 1) Liste les arêtes (ID_A → ID_B) 2) Souligne le chemin critique (float = 0) 3) Énumère les 5 dépendances les plus risquées (points d’étranglement)

ChatGPT sort un tableau PERT/CPM.

Ce qui compte

• Float = 0 → tâche critique. Tout retard = retard du projet.
• Float > 0 → tâche flexible. Vous tolérez une marge.

Exemple condensé :

ID	Durée	Prédécesseurs	ES	EF	LS	LF	Float
1.1	5j	—	0	5	0	5	0
2.1	8j	1.1	5	13	5	13	0
2.2	15j	2.1	13	28	13	28	0
1.2	6j	1.1	5	11	17	23	12

Les trois premières tâches (1.1 → 2.1 → 2.2) forment le chemin critique : 28 jours minimum. La tâche 1.2 peut glisser de 12 jours sans impacter le projet.

Ce qu'il doit montrer

• Chaîne critique identifiée : « Les tâches 1.1 → 2.1 → 2.2 → 3.1 → 4.1 bloquent tout. » ✓
• Goulots d’étranglement : « La migration de données (2.2) dépend à 100 % du vendor. » ✓
• Buffers : « La formation utilisateur (5.1) peut glisser de 10 jours. » ✓

Si ChatGPT rate une dépendance logique, ajoutez-la manuellement dans le projet ChatGPT avant l’étape 4.

Étape 4 : Registre de risques (10–15 minutes)

Un registre de risques énumère les menaces (retard vendor, incompatibilité technique, départ clé, limite budgétaire) et comment les atténuer.

Lancer le prompt registre

Tu es gestionnaire de risques pour [NOM DU PROJET] du [DATE START] au [DATE FIN], budget [MONTANT]. Construis un registre de risques. Pour chaque risque, inclus : – Description (ce qui pourrait mal tourner) – Catégorie (technique, ressource, vendor, légal, autre) – Cause racine (pourquoi ça pourrait arriver) – Probabilité (0–1) – Impact sur coût / planning / périmètre / qualité (0–1 ou montant €) – Score risque (Prob × Impact) – Signaux précoces (quoi observer pour détecter tôt) – Réponse stratégique (mitigation, contingency, accept) – Propriétaire du risque (qui surveille). Format : tableau. Ordonne par Score risque (du plus haut au plus bas). Surligne les risques où Score > 0,4.

ChatGPT produit un registre structuré.

Exemple pour « Migration v2 » :

Risque	Catégorie	Prob.	Impact	Score	Réponse	Propriétaire
Vendor retard déploiement	Vendor	0,6	0,8	0,48	Accord SLA dès mois 1 ; plan B local	PM + CTO
Incompatibilité Legacy SQL	Technique	0,4	0,9	0,36	Audit infra dès phase 1 ; env. test asap	Arch.
Départ dev senior	Ressource	0,2	0,7	0,14	Documenter critiques semaine 1 ; cross-train	HRPM

Ce qu'il doit avoir

• Signaux d’alerte concrets : « Si le vendor ne livre pas le code semaine 3… » ✓
• Propriétaire assigné : pas « à définir ». ✓
• Score prioritaire : les risques > 0,4 deviennent votre watchlist. ✓

Validez avec votre CTO ou expert métier. Les risques oubliés sont vos ennemis — mieux vaut les lister et décider « on accepte » que les découvrir en semaine 8.

Étape 5 : Allocation ressources et budget (10 minutes)

Le plan d’allocation répartit votre équipe sur les tâches semaine par semaine, et projette le coût.

Lancer le prompt ressources

Tu es planificateur de ressources. Basé sur cette WBS : [COLLE LA TABLE], ces rôles : [LISTE ROLES + SALAIRE/JOUR : ex « Dev senior = 400€/j, QA = 250€/j »], et cette équipe : [EX « 2 Dev senior, 3 Dev junior, 1 QA, PM (moi) »]. Construis un plan d’allocation 12 semaines : 1) Tableau allocation semaine / personne / tâche / % du temps 2) Alertes de surcharge (si quelqu’un > 100%) 3) Projection budget cumulatif (coût/semaine + total) 4) Deux scénarios : – A) In-house uniquement – B) Ajouter vendor (évalue coût savings vs risque planning). Format : table par semaine.

ChatGPT sort un planning de charge de travail et projections.

Exemple condensé :

Semaines 1–2 (Initiation) :
– PM : 50 % (charter, kick-off, audit infra)
– Dev senior #1 : 100 % (audit technique)
– Coût : 2 PM × 1 500 € + 2 Dev senior × 800 € = 3 100 € / sem

Semaines 3–7 (Développement) :
– Dev senior #1–2 : 100 % (build v2)
– Dev junior #1–3 : 100 % (migration données)
– QA : 100 % (test régression)
– Coût : 9 500 € / sem

Scenario A (In-house) : Total 12 sem ≈ 120 k€
Scenario B (+ vendor semaines 6–8) : Total ≈ 135 k€, avec gains planning (risque retard réduit).

Ce qu'il doit montrer

• Surcharge visible : « Semaine 8, QA à 150 % — besoin d’aide. » ✓
• Budget par phase : pas juste un total. ✓
• Scenario branching : comment change le coût si vous embauchez un vendor. ✓

Après la génération : valider et exporter

Vous avez maintenant cinq artefacts : charte, WBS, dépendances, risques, ressources.

Checklist de validation (10 minutes)

Cohérence

• Charte et WBS décrivent le même projet ? (pas de décalage périmètre)
• Dépendances respectent la WBS ? (pas de tâche hors WBS dans les dépendances)
• Risques couvrent les goulots d’étranglement ? (vendor retard, tech critique, ressource clé)
• Budget d’allocation ≈ budget charte ? (pas « charte dit 100 k€, ressources dit 200 k€ »)

Complétude

• Charte inclut objectifs mesurables et non-objectifs explicites ?
• WBS descend au moins niveau 3 et couvre 100 % du périmètre ?
• Dépendances identifient le chemin critique ?
• Registre liste au moins 5–8 risques avec scores calculés ?
• Plan ressources couvre toutes les tâches WBS ?

Réalisme

• Estimations effort diversifiées (pas « tout est 5 jours ») ?
• Quelqu’un est assigné à chaque risque ?
• Capacité humaine couvre le planning (pas 200 % semaine 1) ?

Si une case pêche, posez une question ChatGPT dans le projet :
La tâche 3.1 (Tests UAT) dépend de 2.2 (Migration données) mais aussi 1.2 (Documentation) — la doc peut-elle se faire en parallèle avec la migration ? Adapte le planning en conséquence.

Exporter dans Excel / Google Sheets

ChatGPT produit du texte et des tableaux. Pour les utiliser dans Notion, Asana, Excel ou Gantt :

1. Ouvrez Google Sheets ou Excel en parallèle.
2. Sélectionnez la table WBS depuis ChatGPT.
3. Copiez → collez dans Sheets/Excel.
4. Ajoutez colonnes libres : % réel, dates actuelles, commentaire.

Vous avez maintenant un artefact visuellement accessible, modifiable et partageables. Partagez le lien avec votre équipe pour review et feedback.

Bonus : centraliser dans ChatGPT Projects et réutiliser

Si vous avez le même type de projet à l’année (migrer des clients, lancer des features, etc.), ChatGPT Projects permet de réutiliser le contexte.

Comment

1. Dans le même ChatGPT Project, cliquez Add Files → uploadez la charte, la WBS, le registre initial en PDF/DOC.
2. Dans Custom Instructions, écrivez : Tu es notre expert migration v2. Quand on parle d’un nouveau client [NOM], référence-toi à notre charte (fichier attaché), WBS standard et registre de risques. Adapte les estimations à la taille du client et les risques à son contexte (ex : Legacy eux aussi ?).
3. La prochaine fois, lancez : « Client Y a 30 utilisateurs et infrastructure Oracle. Adapte le planning v2 à partir de notre template. »

ChatGPT génère charte et WBS adaptées en cinq minutes, au lieu de zéro.

Partage avec équipe

Cliquez Share sur le projet → donnez accès aux PM, développeurs. Tout le monde lit la charte, la WBS, pose des questions dans le même fil. Zéro fragmentation.

Pièges évités : les erreurs courantes et comment les corriger

Prompt trop vague

❌ Faux : « Crée un planning pour mon projet. »
✓ Juste : « Crée une WBS pour une migration de 50 utilisateurs de v1 vers v2, équipe = 2 dev + 1 QA, budget 80 k€, délai = 12 semaines, legacy = SQL Server, zéro downtime accepté. »

Recette : appliquez la règle des 5 W.

• Who ? (équipe, rôles)
• What ? (livrables concrets)
• When ? (dates cible, jalons)
• Where ? (contexte tech, infra)
• Why ? (justification, ROI)

Si ChatGPT demande des questions, c’est normal — répondez. Ça lui permet d’affiner.

Oubli de contexte entre étapes

❌ Faux : Phase 1 = charte (correct). Phase 2 = WBS (ChatGPT oublie la charte, génère une WBS générique).

✓ Juste : dans chaque prompt suivant, rappelez ChatGPT d’où vous venez.
Basé sur cette charte [COLLE CHARTE], produis la WBS…

Recette : copiez-collez le contexte clé dans chaque prompt (ou laissez les fichiers uploadés dans le projet — ChatGPT les lira).

Estimations non réalistes

❌ ChatGPT dit « migration données = 1 jour » (clairement faux).

✓ Réaction : posez une question de clarification.
La migration de 5 millions de lignes depuis SQL Server legacy, c’est plutôt 10 jours, pas 1 jour. Recalcule la WBS et le chemin critique en conséquence.

Recette : validez les estimations avec un expert du domaine (DBA pour data, arch pour infra). ChatGPT propose, l’humain valide.

Risques manquants

❌ ChatGPT répertorie « retard du vendor » mais oublie « départ du lead dev ».

✓ Réaction :
Ajoute au registre ces risques métier-spécifiques :
– Départ dev senior (impact : perte connaissance technique)
– Changement réglementation GDPR (impact : refonte conformité)
– Budget dépassé si scope élargit (impact : délai ou qualité réduite)

Recette : amenez votre expérience métier. ChatGPT génère la structure ; vous apportez les nuances professionnelles.

Boîte à outils : prompts copier-coller et ressources

1. Charte projet rapide

Agis en tant que PM senior. Crée une charte 1-page pour [NOM PROJET] livrable le [DATE]. Inclus : justification, 4 objectifs mesurables, périmètre (inclus/exclu), livrables, contraintes, risques top 3, timeline phases, governance. Si manque info, liste questions d’abord ; puis fournis brouillon avec hypothèses claires marquées « À VALIDER ».

2. WBS et décomposition

Tu es responsable de livraison. Produis WBS niveau 3 pour [NOM PROJET]. Colonnes : ID | Nom | Description | Critères acceptation | Effort O/M/P (jours). Ordonne par phase logique. Ajoute lignes « Gestion projet » et « Clôture ». Chaque livrable doit avoir critères concrets (pas « faire bien »).

3. Dépendances + chemin critique

Analyseur PERT pour [NOM PROJET]. Entrée : WBS [COLLE TABLE]. Sorties : (1) tableau ES/EF/LS/LF/Float pour chaque tâche, (2) liste des arêtes (ID_A → ID_B), (3) identification chemin critique (float = 0), (4) top 5 risques scheduling (tâches surbookées ou dépendances fragiles).

4. Registre de risques structuré

Gestionnaire risques. Pour projet [NOM PROJET] du [DATE] au [DATE], budget [€]. Registre avec colonnes : Risque | Catégorie | Prob | Impact | Score (P×I) | Signaux | Réponse | Propriétaire. Minimum 6 risques ; ordonne par Score décroissant. Surligne Score > 0,4. Chaque risque a propriétaire assigné et signal d’alerte concret.

5. Plan ressources 12 semaines

Planificateur ressources. Équipe : [LISTE + COÛT/J]. WBS : [COLLE TABLE]. Produis allocation semaine/personne/tâche/%. Détecte surcharge > 100%. Projette budget cumulé. Scenario A (in-house) + Scenario B (ajouter vendor). Quel est le chemin critique de ressource (personne qu’on ne peut pas perdre) ?

6. Template validation planning

Tu es auditeur planning. Vérifie cohérence entre ces artefacts : – Charte : [COLLE] – WBS : [COLLE] – Dépendances : [COLLE] – Risques : [COLLE] – Ressources : [COLLE]. Réponds à : (1) Périmètres cohérents ? (2) WBS couvre 100% charte ? (3) Risques couvrent goulots ? (4) Budget WBS ≈ budget ressources ? (5) Chemin critique ≈ délai charte ? Listes écarts et corrections.

7. Adaptation rapide (réutilisation)

Nouveau projet similaire à notre template [NOM TEMPLATE]. Context client : [DÉCRIRE CONTEXTE]. Adapte charte, WBS, registre de risques au nouveau contexte. Souligne changements clés vs template (effort différent ? nouvelles contraintes ? nouveaux risques ?).

Ressources publiques

• Templates OpenAI Projects : https://help.openai.com/en/articles/10169521-using-projects-in-chatgpt
• Prompts détaillés PM : https://routine.co/blog/posts/chatgpt-prompts-project-planning
• Comparatif outils AI Gantt : https://clickup.com/blog/ai-timeline-generators/

En résumé

Cinq étapes, moins d’une heure, un planning que votre équipe valide et affine :

1. Charte : pose l’enjeu, les objectifs mesurables, les non-objectifs (5 min)
2. WBS : casse le projet en livrables hiérarchisés, estimés (10 min)
3. Dépendances : trouve le chemin critique, les goulots (10 min)
4. Risques : répertorie les menaces et les réponses (10 min)
5. Ressources : alloue l’équipe, projette le budget (10 min)

Vous avez maintenant un artefact structuré, lisible et partageables — pas un Gantt visuel lisse, mais un document exécutable : un PM humain le valide en vingt minutes, l’équipe se l’approprie, vous évitez les dérives classiques (scope creep, surbudget, surprise en semaine 8).

ChatGPT ne remplace pas l’arbitrage stratégique. Il accélère la structuration. C’est un gain direct : remplacez les heures d’Excel fragmenté par une heure d’IA bien guidée, puis livrez ça à validation humaine.

Prêt à commencer ? Ouvrez ChatGPT Projects.

FAQ

ChatGPT peut-il créer des diagrammes Gantt natifs ?

Non, ChatGPT ne produit pas de diagrammes Gantt visuels natifs. Il génère du texte structuré (tableaux, listes) que vous exporterez dans Excel, Google Sheets ou un logiciel PM (Asana, Monday.com) pour les visualiser en Gantt.

Quel type de projets convient le mieux pour la planification avec ChatGPT ?

Les projets de taille modérée (10 à 100 tâches) et les équipes réduites (jusqu’à 10–15 personnes) tirent un gain direct. Les organisations sans outils PM dédiés y trouvent une rampe d’accès efficace. Pour les projets complexes (> 200 tâches parallèles, multi-équipes, reporting temps réel), les outils spécialisés restent recommandés.

Combien de temps faut-il pour générer un planning complet ?

Moins d’une heure en suivant les cinq étapes : charte (5–10 min), WBS (10–15 min), dépendances (10 min), risques (10–15 min), ressources (10 min). Le temps de validation avec les stakeholders (20–30 min) peut s’ajouter.

ChatGPT remplace-t-il les outils PM dédiés comme Asana ou Monday.com ?

Non. ChatGPT accélère la structuration initiale (charte, WBS, risques). Vous exporterez ses artefacts textuels dans vos outils PM pour le suivi, le reporting et la collaboration temps réel. ChatGPT est un accélérateur en phase de planning, pas un outil d’exécution.

Comment réutiliser un planning généré par ChatGPT pour des projets similaires ?

Uploadez votre charte, WBS et registre de risques dans un ChatGPT Project. Utilisez des Custom Instructions pour rappeler à ChatGPT de s’y référer. La prochaine fois, lancez un prompt d’adaptation : ChatGPT adapte le template au contexte du nouveau projet en quelques minutes.