ChatGPT et Excel : générer des formules précises avec des prompts structurés

ChatGPT traduit efficacement une logique en formule Excel à condition de recevoir les bonnes informations. Ce guide explique comment structurer votre demande, générer une formule fiable, et la valider en moins de deux minutes, selon un protocole simple et reproductible.

Pourquoi ChatGPT pour Excel, et les limites de cette approche

Chercher une formule Excel sur Google impose une itération classique : forums obsolètes, documentation dense, essai-erreur. ChatGPT accélère cette boucle via un dialogue direct et conversationnel.

Le point critique, cependant, est que ChatGPT ne comprend pas vos données. Il ne voit pas votre fichier. Il fonctionne comme un moteur de règles : plus vous êtes précis sur la structure (colonnes, format, cas limites), meilleur sera le code généré.

L’équation fondamentale reste simple : spécificité du prompt = qualité de la formule. Un prompt vague produit une formule cassée ou incomplète.

Étape 0 — Préparer votre contexte avant de demander

Avant d’ouvrir ChatGPT, trois fondations doivent être posées.

Organiser et décrire votre configuration

Écrivez en quelques lignes :

• Version Excel : Microsoft 365, Excel 2021, Google Sheets ? Les formules varient selon la plateforme.
• Région/locale : France ou US ? Cela change les délimiteurs (point-virgule vs virgule).
• Noms colonnes : Listez les headers exactement tels qu’ils apparaissent.
• Structure des données : Une seule feuille ou multi-sheets avec références croisées ?
• Échantillon réel : Copiez 5 à 10 lignes (anonymisées si nécessaire) pour montrer le format exact.

Exemple concret : « Excel 2021, locale France (point-virgule). Feuille ‘Ventes’, colonnes Produit, Montant, Date. Montants en euros, dates DD/MM/YYYY. Voici 8 lignes d’exemple. »

Définir clairement votre besoin

Une seule question guide votre demande : ai-je besoin d’une formule, d’une macro, ou d’une séquence d’étapes ?

ChatGPT répond différemment selon la demande :

• « Je veux une colonne ‘Commission’ » = formule.
• « Je veux automatiser le calcul chaque jour » = macro.
• « Je veux une analyse de tendance » = macro + pivot + chart.

Étape 1 — Le Master Prompt Blueprint : la structure gagnante

C’est à ce stade que tout bascule. Voici un template, utilisé par les praticiens avancés, fiable et reproductible.

La structure à 5 blocs

Act as an Excel power user and QA tester.

Excel version: [Microsoft 365 / Excel 2021 / Sheets]
Locale: [US / FR / EU – note: US uses commas, FR uses semicolons]

Goal: [Describe exactly what you want to calculate or build]

My data table:
Sheet name: [Sheet name]
Headers: [Header1, Header2, Header3, …]
Definitions: [What does Header1 mean? What does Header2 mean?]
Sample rows (include edge cases): [Paste 5-10 rows with realistic data]

Output requirements:
– Give me the best formula (or step-by-step build if macro needed)
– Tell me exactly where to place it (e.g., cell D2, then copy down)
– Explain in plain English how it works
– List edge cases that could break it
– Give me a quick validation test

Pourquoi cette structure fonctionne

Élément	Bénéfice
“Act as an Excel power user”	Contextualise ChatGPT dans un rôle expert → qualité améliorée
Version + Locale	Élimine erreurs de syntaxe régionale (virgule vs point-virgule)
Goal précis	Force à énoncer le besoin exact
Données réelles + définitions	ChatGPT comprend le contexte → formule adaptée plutôt que théorique
Output requirements	Demander explication + edge cases = validation intégrée

Exemple commenté : calcul de commission tiered

Vous devez calculer une commission basée sur le montant de vente :

• Moins de 10 000 € : 5%
• De 10 000 à 20 000 € : 7,5%
• Plus de 20 000 € : 10%

Voici votre prompt rempli :

Act as an Excel power user and QA tester.

Excel version: Excel 2021
Locale: FR (semicolon delimiter)

Goal: Calculate sales commission based on a nested rule: 20k€ = 10%.

My data table:
Sheet name: Ventes
Headers: Vendeur, Montant, Commission
Definitions: Montant = total vente in euros; Commission = output column where I’ll paste the formula
Sample rows:
Dupont, 8500, [empty]
Martin, 15000, [empty]
Lefevre, 22000, [empty]
Moreau, 9999, [empty]
Bernard, 25000, [empty]

Output requirements:
– Give me the exact formula for cell C2
– Explain how the nested IF works
– What happens if Montant is negative or zero?
– Quick validation: show me what C2 should return for each row

ChatGPT retourne typiquement :

Formula for C2:
=IF(B2<10000; B2*0.05; IF(B2<20000; B2*0.075; B2*0.1))

How it works:
1. IF B2 < 10000 → multiply by 5% (0.05)
2. ELSE IF B2 = 20000) → multiply by 10% (0.1)

Edge cases:
– If Montant is 0 or negative: formula returns 0 or negative commission
– Better formula if you want to handle negatives:
=IF(B2<=0; 0; IF(B2<10000; B2*0.05; IF(B2<20000; B2*0.075; B2*0.1)))

Validation:
– Dupont (8500) → 425 ✓
– Martin (15000) → 1125 ✓
– Lefevre (22000) → 2200 ✓

Checklist avant soumission

Trois points critiques :

1. Délimiteur régional : En France, utilisez ; dans le prompt. US = ,. ChatGPT génère selon votre déclaration.
2. Format date : DD/MM/YYYY, MM/DD/YYYY, YYYY-MM-DD ? Précisez dans le prompt.
3. Version Excel : Microsoft 365 accepte formules dynamiques (FILTER, LAMBDA) que Excel 2019 ignore.

Étape 2 — 4 patterns de prompts pour cas réels

Vous maîtrisez le template. Voici comment l’adapter selon votre tâche.

Pattern 1 : Formule from scratch

Le cas le plus simple. Vous remplissez le Master Prompt Blueprint et lancez.

Exemple : Calcul du prix TTC à partir du HT et du taux TVA.

Prompt raccourci (une fois maîtrisé) :

Locale: FR
Goal: Calculate price including 20% VAT. Column B = HT price, Column C = VAT amount, Column D = TTC.

Sample data:
B2: 100
C2: 20
D2: [output needed]

What’s the formula for D2?

Réponse : =B2+C2 ou =B2*1.2 selon votre structure.

Cas plus complexe (avec réductions) :

Goal: Calculate final price: HT → apply 10% discount if montant > 5000 € → add 20% VAT

Sample:
B2: 3000 (HT) → discount: non → VAT: 600 → result: 3600
B3: 7000 (HT) → discount: -700 → VAT: 1260 → result: 7560

ChatGPT génère :
=IF(B2>5000; (B2*0.9)*1.2; B2*1.2)

Pattern 2 : Déboguer une formule cassée

Vous possédez une formule qui retourne une erreur ou un résultat incorrect.

Template de prompt :

My formula in C2 is: [paste formule exactly]
It returns: [#REF! / #VALUE! / wrong number]
I’m trying to: [state goal]
Data structure: [describe]
Can you fix it and explain what was wrong?

Exemple réel : VLOOKUP retourne #REF!.

Formula: =VLOOKUP(A2, Sheet2!A:B, 2, FALSE)
Error: #REF!
Goal: Look up the value in A2 in Sheet2, return column 2
The data in Sheet2 exists. What’s the issue?

ChatGPT diagnostique et propose :
=VLOOKUP(A2, Sheet2!$A$1:$B$1000, 2, FALSE)
ou, plus robuste selon le contexte :
=INDEX(Sheet2!$B$1:$B$1000, MATCH(A2, Sheet2!$A$1:$A$1000, 0))

Pattern 3 : Comparer deux approches

Vous savez qu’il existe plusieurs façons. VLOOKUP vs INDEX/MATCH ? SUM avec condition vs SUMIF ?

Prompt :

I need to sum values in B where column C matches “Product A”.
Two options:
1. SUMIF formula
2. SUM + IF array formula

For my data (5000+ rows, multiple sheets), which is faster?
Give both formulas, compare on performance.

ChatGPT fournit les deux options plus recommandation (souvent SUMIF pour performance, mais INDEX/MATCH + SUM si critères multiples).

Pattern 4 : Tâches batch (nettoyage, pivot, lookup multiple)

Vous devez effectuer plusieurs étapes : nettoyer des textes, fusionner données, créer pivot.

Prompt :

Goal: Clean up messy sales data:
– Column A: Dates in mixed format (01/01/2024, 1-1-2024, 01.01.2024)
– Column B: Product names with extra spaces (” Apple “, “Banana “)
– Column C: Amounts with currency symbols (“€1,500”, “1500€”)

Step by step, give me formulas for columns D, E, F to clean these,
OR recommend if I should use Data > Text to Columns first.

ChatGPT propose généralement : d’abord Text to Columns ou Find & Replace, puis formules comme =TRIM(A2), =SUBSTITUTE(B2, “€”, “”), =VALUE(), etc.

Étape 3 — Valider en 3 points (90 secondes max)

Vous disposez de la formule. Ne la déployez pas sur 20 000 lignes. Validez rapidement.

Point 1 : Vérifier la syntaxe (30 secondes)

Avant de coller, checklist visuelle :

• Délimiteurs : Virgule ou point-virgule ? Locale France = ;.
• Guillemets : Texte entre guillemets droits “, pas courbes “.
• Parenthèses : Chaque ( a un ) fermant.
• Références cells : A1, A2, valides (pas « A Ligne 1 »).
• Signe = au début : Sinon Excel interprète le texte comme du contenu.

Piège courant : Vous copiez depuis ChatGPT (guillemets courbes en markdown) ; vous collez dans Excel → erreur syntaxe.

Solution : Vérifiez visuellement avant de coller.

Point 2 : Test spot-check (60 secondes)

Collez la formule dans la cellule indiquée (ex. C2). Copiez sur 10 lignes. Comparez avec vos attentes.

Protocole ultra-rapide :

1. Paste formula in C2
2. Copy down to C11 (10 rows)
3. For each row, ask : « Does this make sense ? »
4. If yes → scale au dataset complet. If no → arrêtez, consultez ChatGPT.

Exemple de validation :

Commission formula: =IF(B2<10000; B2*0.05; IF(B2<20000; B2*0.075; B2*0.1))

Row 2: Montant 8500 → Commission 425 → 5% ✓
Row 3: Montant 15000 → Commission 1125 → 7.5% ✓
Row 4: Montant 22000 → Commission 2200 → 10% ✓

Match votre logique ? Continuez. Résultat étrange ? Debuggez avec ChatGPT.

Point 3 : 3 pièges silencieux (30 secondes)

Trois bugs courants qui ne génèrent pas d’erreur visible :

Piège 1 : Arrondi implicite

1000 € × 7,5 % = 75. Excel stocke parfois 74,99999 en interne, affiche 75. Résultat : cumul de centimes erroné.

Validation : Si monétaire, formatez en 2 décimales ou utilisez =ROUND(formule, 2).

Piège 2 : Texte vs nombre

Colonne « Montant » importée en texte (colonne grise). Votre formule =B2*0.1 retourne #VALUE!.

Validation : Alignement droite (nombre) ou gauche (texte) ? Si texte, nettoyez d’abord avec =VALUE(B2).

Piège 3 : Lignes masquées ou filtrées

Vous testez sur 10 lignes visibles. 1000 lignes masquées n’entrent pas dans le calcul. Vous désactivez le filtre → totaux erronés.

Validation : Ctrl+A, Data > AutoFilter, puis désactivez. Recalculez. Résultat change ? Vous aviez un filtre actif.

Limites claires : quand ChatGPT ne suffit pas

ChatGPT excelle sur formules classiques (SUM, IF, VLOOKUP, INDEX/MATCH, SUMIF, dates, texte). Au-delà, il plafonne.

Complexité	Outil recommandé	Raison
Simple (SUM, IF, VLOOKUP)	ChatGPT	Fiable, itératif
Intermédiaire (SUMIF imbriqué, lookup multi-conditions)	ChatGPT + validation	Fonctionne bien si contexte donné
Avancé (Array formulas, LAMBDA, FILTER récursif)	ChatGPT + human check	Risque erreur logique
Très avancé (VBA macro, event-driven, UDF custom)	Expert + test suite	Bugs non évidents
ML / Prévision	Specialist Python/R	Hors scope Excel natif

Cas où ChatGPT échoue couramment :

• Array formulas multi-dimensionnelles : syntaxe juste, logique fausse.
• Macros avec dépendances : oubli de cas limites.
• Données très sales : formats mélangés, encodage charset.
• Performance million-lignes : ChatGPT propose algo naïf, pas optimisation.

Règle d’or : Si votre besoin sort du scope « formule validable en 10 lignes », consultez un expert ou apprenez VBA proprement.

Ressources et templates réutilisables

Template 1 : Master Prompt (formule simple)

Act as an Excel power user.
Excel version: [Excel 2021]
Locale: [FR]
Goal: [Your goal]
Data:
Sheet: [Name]
Headers: [List]
Sample (5 rows): [Paste]
Output: Formula for cell [C2]. Edge cases?

Copie-colle, complète, lance.

Template 2 : Prompt débogage

My formula: [=…]
Error/issue: [#REF! / wrong number]
Data: [describe]
Goal: [what I want]
Fix?

Template 3 : Tâche batch

I need to:
1. [Clean/transform/lookup]
2. [Clean/transform/lookup]
3. [Aggregate]

Data: [describe structure]
Recommend approach and formulas step by step.

Conseils de terrain finaux

Sauvegardez votre Master Prompt local. Une fois un template qui marche pour votre cas (FP&A, analyse ventes), gardez-le. Adaptez, réutilisez. Le gain de temps s’accumule.

Testez systématiquement, ne faites pas confiance aveuglément. ChatGPT génère du code propre. Mais « propre » n’égale pas « correct pour vos données ». Dix lignes de test sauvent des heures de debugging.

Soyez hyper-spécifique. La plainte récurrente des utilisateurs qui échouent : « ChatGPT donne des formules génériques ». La raison ? Absence de contexte. Données + locale + version = succès.

FAQ

Comment éviter les erreurs de formule Excel avec ChatGPT ?

Structurez votre prompt en décrivant précisément : version Excel, locale (FR/US), noms colonnes, échantillon de données. Plus vous êtes spécifique, meilleure est la formule générée.

Quelle est la différence entre un prompt vague et un prompt structuré ?

Un prompt vague retourne une formule générique. Un prompt structuré inclut données réelles, cas limites et exigences de sortie, produisant une formule adaptée et validée.

ChatGPT peut-il générer des macros VBA ou seulement des formules ?

ChatGPT génère du VBA, mais le risque d’erreur logique augmente. Pour macros complexes, privilégiez les formules classiques ou faites valider le code par un expert.

Combien de temps faut-il pour valider une formule générée par ChatGPT ?

Moins de 2 minutes : vérifiez la syntaxe (30 sec), testez sur 10 lignes (60 sec), checklist des pièges courants (30 sec).

Quand ChatGPT ne suffit pas pour Excel ?

ChatGPT plafonne sur : array formulas très imbriquées, macros event-driven, données sales multi-formats, optimisation million-lignes. Consultez un expert dans ces cas.